Guía práctica sobre Onboarding digital para una empresa

14 de abril, 2025

El onboarding digital es un elemento clave en la gestión de personal. Se trata del proceso de transformación digital que guiará los primeros pasos de los nuevos trabajadores de la empresa incluso desde antes de incorporarse a su nuevo puesto de trabajo.

Beneficios del onboarding digital en RRHH

Entre otras cosas, los procesos de onboarding sirven para facilitar la adaptación e integración de un empleado a su nuevo ámbito laboral.

En los últimos tiempos, los procesos de onboarding están tomando una especial relevancia ante el problema de la alta rotación de personal que sufren las empresas debido a la escasez de mano de obra.

Retener talento con onboarding digital

Pasar por un plan de onboarding digital de empleados es una forma de que el trabajador sienta que la empresa se preocupa por él. De este modo, la empresa refuerza su marca y fideliza a los nuevos trabajadores.

Preparar a todos por igual

El plan de acogida de una empresa también es una forma de facilitar la igualdad de oportunidades entre los trabajadores de la empresa.

Los recién incorporados parten de 0, y pasar por el mismo proceso de inducción permitirá detectar aquellos más talentosos de aquellos con más dificultades para adaptarse a su nuevo puesto de trabajo.

Facilita la adaptación

Cuesta coger el ritmo de trabajo y ponerse a la altura de los demás. El onboarding digital pretende acelerar el proceso de adaptación, un win-win para la empresa y para el nuevo empleado.

Identifica carencias en trabajadores

A lo largo del proceso de onboarding digital también se pueden detectar las carencias o aspectos a mejorar en los trabajadores que no se han identificado en el proceso de selección.

Está claro que no existe un trabajador perfecto, y detectar cuanto antes estos fallos permitirá formarlos para solucionar esas carencias y optimizar mejor su trabajo.

Offboarding vs onboarding digital

Si el onboarding digital de empleados es el proceso de bienvenida a la empresa, el offboarding sirve para la despedida de los empleados.

Cuando un trabajador anuncia que deja su puesto, acaba su contrato o va a ser despedido, el plan de offboarding nos guiará en el intento de conseguir una salida lo menos traumática posible para empresa y trabajador.

Transición ordenada

En el mejor de los casos, podemos hacer que el trabajador saliente trabaje unos días junto a su sustituto para que este vaya conociendo la idiosincrasia de su nuevo puesto de trabajo.

Es una forma de unir offboarding y onboarding digital, y los efectos del cambio de trabajador sobre la productividad de la empresa o el equipo de trabajo serán mínimos.

Cierre de actividades pendientes

Cuando un trabajador anuncia su marcha, es muy posible que tenga proyectos o tareas por finalizar. Si no puede acabarlos, siempre es interesante que deje las indicaciones adecuadas para que el resto del equipo, o quien lo sustituya, pueda acabarlos con éxito. Acá radica la importancia de respetar los plazos de preaviso antes de la marcha.

Buena relación con extrabajadores

La forma en que salen los empleados tiene un efecto directo sobre la reputación de la marca. Por eso, es importante que la organización se esfuerce en mantener una buena relación con unos antiguos trabajadores que, quién sabe, quizá vuelvan a la compañía en un futuro.

Gestión de asuntos legales

Cuando un trabajador sale de la empresa, ya sea de forma voluntaria o forzada, la empresa debe cumplimentar el papeleo. Si tiene un buen plan de offboarding, no pasará por alto ningún aspecto legal y tramitará correctamente la documentación. Así, se evitan los conflictos con el antiguo empleado o denuncias por despido improcedente.

Cómo hacer un proceso de acogida

El plan de acogida de una empresa debe diseñarse incluso antes de que se ponga en marcha el proceso de reclutamiento de personal. En la mayoría de empresas hay una parte del proceso de onboarding digital igual para todos los trabajadores y otra que cambia según el departamento donde se produce la incorporación o las responsabilidades que asumirán los nuevos trabajadores.

1. Pre-onboarding (email de bienvenida, manual de acogida del empleado…): Una vez ofrecido el empleo y aceptado, le haremos llegar al nuevo trabajador un email de bienvenida, además del Manual de acogida de la empresa.
Es como una guía de onboarding digital con toda la información de utilidad para su primer día en la empresa y en su trayectoria. También es importante aprovechar para formalizar el contrato y el resto de documentación antes de su incorporación.

2. Sesión de bienvenida (visita y presentación, organigrama…): El primer día de trabajo debe incluir obligatoriamente una sesión de bienvenida: un tour por la sede de la empresa, una presentación general, alguna actividad de teambuilding para conocer a sus nuevos compañeros.

3. Seguimiento de onboarding digital. Primeras semanas (reuniones…): Siempre es interesante que los primeros días haya un mentor que acompañe al nuevo empleado. A ser posible, será alguien de su equipo de trabajo o incluso el empleado al que sustituye, si cohabitan durante un tiempo.

Consejos para realizar un onboarding digital en remoto

• Herramientas de comunicación interna: En primer lugar, habrá que proporcionar al trabajador en remoto el acceso a las herramientas de comunicación interna que se utilizan en la organización. Las salas de Skype de la empresa, el uso de Zoom o Slack o el acceso al chat interno son fundamentales y su conocimiento debe ser prioritario en nuestro proceso de onboarding digital.
• Herramientas para teletrabajar y formación: Hay que asegurarse de que los trabajadores en remoto tienen acceso a las diferentes herramientas que se utilizan para trabajar o al módulo de formación de la empresa. Si no es así, hay que tratar de solucionar cuanto antes estos problemas, si es posible durante el desarrollo del mismo proceso de onboarding digital.

• Herramientas de productividad. Muchas empresas cuentan con un gestor de tareas que facilita la gestión de los equipos en remoto. Una vez más, es fundamental durante el proceso de onboarding digital, añadir al nuevo trabajador a este gestor además de añadir su perfil a los informes de RRHH.

• Email de bienvenida, manual de empleado y presentación: Tanto el email de bienvenida como el Manual de acogida de la empresa y la presentación de los compañeros son parte fundamental de cualquier plan de acogida de una empresa, ya sea presencial o en remoto como es el caso del onboarding digital.

• Compartir organigrama (puesto, responsabilidades, superior…): Cuando trabajamos en la oficina, rápidamente nos quedamos con las caras de todos. Esto es más difícil en el teletrabajo, así que será fundamental hacer llegar a los empleados en remoto el organigrama de la empresa.

• Control horario: El hecho de trabajar a distancia no exime a la empresa de llevar un seguimiento y control horario. Contar con una herramienta como el software de recursos humanos de Sesame es crucial, pues no solo lleva un registro de las horas trabajadas sino que indica qué trabajadores están conectados o cuáles no.

Software de onboarding digital. ¿Qué debe tener la herramienta?

¿Qué podés pedirle a la herramienta con la que vas a hacer el onboarding de empleados? Básicamente, hay que buscar una herramienta funcional que nos permita reducir el volumen de trabajo del equipo de recursos humanos. Una checklist para no olvidarnos de nada es fundamental, pero hay más elementos que no deberíamos perder de vista.

Checklist de onboarding y offboarding

Seguir una checklist es la mejor forma de no dejarnos nada olvidado en el proceso de onboarding digital de empleados. Básicamente, hay que preparar la lista con todos los elementos a tener en cuenta, desde el envío del manual de acogida de la empresa hasta las diferentes reuniones de seguimiento pasando por la entrega de documentación o la firma del contrato. Lo mismo pasa con el offboarding.

Comunicación interna

Para que la empresa funcione correctamente y sea productiva, la comunicación interna debe ser constante y fluida. El software de recursos humanos de Sesame tiene la misión de acortar las distancias entre trabajadores, pero también entre departamentos o con la dirección.

Organigramas

Toda empresa tiene un organigrama que los nuevos trabajadores deberían conocer. Tan importante es saber quién es el CEO o el director general de la organización como el responsable del proyecto en el que trabaja o de su departamento.

Tipos de onboarding digital

El onboarding digital de empleados no es ajeno a las modas, y las tendencias van evolucionando. Implicar a todos los empleados o hacer que se sientan como en casa desde el primer día son algunas de ellas.

El uso de apps como Sesame para agilizar los procesos, el employer branding o el uso de herramientas de firma digital son cada vez más comunes.

Utilizar materiales audiovisuales

Además de los soportes documentales como el Manual de Acogida, puede ser interesante utilizar vídeos audiovisuales grabados por los propios managers que faciliten los procesos de incorporación de empleados haciéndolos más sencillos y entretenidos.

Plan de acogida original

La originalidad siempre es un plus. Reforzá el employer branding, para motivar todavía más al recién llegado. Los regalos de bienvenida, como los productos corporativos, deben formar parte de  los procesos de onboarding digital ya que siempre son una forma de comenzar con buen pie.

Gamificación en el onboarding

Mediante los juegos se realizan actividades que el empleado debe realizar para conseguir un reto. Estas pueden ser: preparar documentación, realizar cursos, realizar las tareas que indica el mentor, etc. La mezcla de gamificación y onboarding ayuda en el aprendizaje del nuevo empleado facilitando la rapidez de asimilación de procesos.

Cómo hacer onboarding y offboarding con Sesame

Acá tenés todo lo que puedes hacer de la mano de Sesame para que tu proceso de inducción y el programa de offboarding sean efectivos.

Tareas pendientes centralizadas y compartidas

Cualquier incorporación o salida de la empresa tiene unas características en común. Siempre hay que cumplir con determinados protocolos y trámites legales, y contar con la checklist tanto para el onboarding digital de empleados como en el offboarding nos permite asegurarnos de que no pasamos nada por alto.

Personalización para cada candidato

Pero cada empleado es un mundo, y necesitaremos personalizar la experiencia de bienvenida o despedida. La segunda parte de la checklist de onboarding digital está orientada a esa persona en concreto. Hay que tener en cuenta qué responsabilidades asumirá, sus tareas y objetivos, quiénes serán los responsables de su trabajo y sus compañeros, etc.

Información actualizada

Por último, hay que asegurarse de que la información que proporcionamos en el onboarding digital está actualizada. De nada sirve el plan de acogida para nuevos empleados si presentamos un organigrama desfasado o el manual de acogida del empleado no incluye las nuevas instalaciones de la organización.

Aunque se pueden reutilizar de un proceso de onboarding para otro, hay que comprobar la actualidad de la información.

Si querés saber más sobre cómo gestionar el sistema de onboarding digital de una empresa, solicitá una prueba gratuita acá.