Guía práctica para el control de vacaciones de una empresa

16 de abril, 2025

Organizar las vacaciones del personal puede parecer una tarea simple, pero cuando la empresa empieza a crecer y el equipo se amplía, llevar un buen control de vacaciones de cada empleado se vuelve clave para evitar conflictos, cumplir con la ley y mantener la productividad.

En esta guía vas a encontrar todo lo que necesitás saber sobre el control de vacaciones en las empresas argentinas: qué dice la legislación, cómo hacer una buena planificación, qué herramientas existen para una buena gestión de vacaciones y buenas prácticas que podés implementar desde Recursos Humanos.

¿Qué dice la ley argentina sobre las vacaciones?

La Ley de Contrato de Trabajo (LCT) N.º 20.744, en su artículo 150, establece la duración de las vacaciones pagas anuales según la antigüedad del trabajador:

• Los días son corridos, incluyendo fines de semana.
• Las vacaciones deben otorgarse entre el 1º de octubre y el 30 de abril del año siguiente.
• La empresa debe notificar al trabajador con 45 días de anticipación.

¿Cómo se calculan los días de vacaciones?

Los días se computan de acuerdo a la antigüedad cumplida al 31 de diciembre del año en curso. Si el empleado ingresó en el transcurso del año, tiene derecho a vacaciones proporcionales, siempre que haya trabajado al menos la mitad de los días hábiles del año.

Ejemplo práctico:

Si alguien ingresó el 1º de agosto y al 31 de diciembre tiene menos de 5 años de antigüedad, y trabajó 100 días hábiles, le corresponde:

(100 días trabajados / 365) x 14 días = 3,83 días → se redondea a 4 días corridos

¿Cómo controlar las vacaciones de forma efectiva?

Tener el control manual en planillas de Excel o anotaciones puede ser viable en empresas muy chicas. Pero a medida que se suman colaboradores, turnos rotativos o trabajo remoto, la digitalización se vuelve necesaria. Te comparto algunos pasos clave para hacer un buen seguimiento:

1. Registrar correctamente la antigüedad

Asegurate de tener la fecha de ingreso bien cargada. Es la base para calcular la cantidad de días que le corresponden a cada persona.

2. Armar un calendario centralizado

Un calendario visible para el equipo de RRHH (y opcionalmente para líderes) ayuda a evitar superposiciones de vacaciones y planificar los reemplazos con tiempo.

3. Automatizar el conteo de días

Usar un software de gestión (como Sesame HR u otras herramientas similares) te permite:

• Llevar el registro de días disponibles y usados
• Validar automáticamente las fechas según la LCT
• Aprobar solicitudes de forma ordenada

4. Establecer una política clara

Definí por escrito cómo se piden las vacaciones, con cuánta anticipación, si se permiten fraccionamientos o acumulación, y qué pasa si no se toman a tiempo.

¿Qué pasa si no se toman las vacaciones?

Las vacaciones no se pueden acumular indefinidamente. La ley establece que deben ser tomadas dentro del año siguiente al que se generaron. De no ser así, la empresa podría ser sancionada, ya que se considera una infracción laboral retener el derecho al descanso del trabajador.

Además, las vacaciones no se pagan si no se gozan, salvo en casos de extinción del contrato (renuncia, despido, jubilación), donde se abonan las vacaciones no gozadas y el aguinaldo proporcional.

¿Se pueden fraccionar las vacaciones?

La ley permite, en casos excepcionales y con acuerdo entre ambas partes, fraccionar las vacaciones. Por ejemplo, dividir los días en dos tramos. Pero el tramo principal no puede ser menor a 10 días corridos, salvo en ciertos convenios colectivos que contemplen otras disposiciones.

👉 Recomendación: Si vas a permitir el fraccionamiento, dejalo bien documentado y firmalo por ambas partes.

Ventajas de un buen control de vacaciones

Implementar un sistema de control eficiente no solo te ayuda a cumplir con la ley, sino que también mejora la experiencia del empleado. Algunos beneficios concretos:

• Evita superposiciones y ausencias no planificadas
• Mejora la organización interna
• Reduce errores en liquidaciones
• Aumenta la transparencia y la confianza del equipo
• Facilita auditorías y controles de AFIP o Ministerio de Trabajo

Herramientas para gestionar vacaciones en Argentina

Hoy en día existen múltiples sistemas y plataformas pensadas para digitalizar el área de Recursos Humanos. Algunos ejemplos:

Sesame HR

Permite gestionar solicitudes de vacaciones, visualizar días disponibles, generar reportes y automatizar aprobaciones. Es una solución ideal para PyMEs y empresas medianas en crecimiento.

Excel con macros

Puede ser útil para empezar, pero requiere conocimientos técnicos y tiene más riesgos de error.

Google Calendar integrado

Una opción básica para pequeñas empresas que buscan visibilidad de ausencias, aunque no gestiona el conteo de días automáticamente.

Buenas prácticas recomendadas

• Planificá las vacaciones a fin de año o a comienzos del siguiente.
• Mantené un registro histórico por empleado.
• Hacé seguimiento de los saldos restantes.
• Recordales a los empleados que deben tomarse sus vacaciones.
• Ofrecé opciones de solicitud y aprobación simples y claras.

El control de vacaciones no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con una buena planificación, herramientas adecuadas y comunicación clara, se puede transformar en un proceso fluido que beneficie tanto a la empresa como al trabajador.

Cumplir con la normativa y promover el descanso real del personal es clave para mantener equipos motivados, productivos y legalmente protegidos.

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