Guía de reclutamiento de personal para la empresa

14 de abril, 2025

El reclutamiento de personal es un largo proceso formado por hasta ocho fases o etapas distintas. Para tomar la decisión acertada, el equipo de recursos humanos debe cumplir con todos ellos.

Por suerte, cuenta con las herramientas adecuadas para cubrirlas y acabar el proceso de selección de personal eligiendo a la persona adecuada.

Adquirir el talento adecuado es la clave más importante para el crecimiento… La contratación fue, y sigue siendo, lo más importante que hacemos.

Marc Bennioff

Fases para realizar el reclutamiento de personal

1. Identificación de necesidades de reclutamiento de personal

Cualquier proceso de reclutamiento comienza del mismo modo: identificando la necesidad. ¿Estamos ante una sustitución o se va a crear un nuevo puesto de trabajo? ¿Qué duración tendrá la nueva contratación? Respondiendo a estas dos preguntas se puede optar por la promoción interna o la contratación de personal externa.

2. Descripción y valoración del puesto de trabajo

En función de esas necesidades detectadas en la primera fase, se describe la vacante. Es básico que en ella aparezcan tanto las tareas relacionadas con el puesto como las habilidades exigidas para completarlas con éxito.

3. Elegir fuentes de reclutamiento

Elegir la fuente de reclutamiento adecuada permitirá a las empresas llegar al nicho de candidatos adecuados. Los portales de empleo más populares, ETTs, el boca a boca o la web de la empresa pueden funcionar, pero hay dos opciones más interesantes.

Por supuesto la promoción interna puede ser la mejor de las opciones en muchos de los casos.

4. Publicar una oferta de empleo atractiva

Para conseguir atraer talento a través del reclutamiento es imprescindible que la oferta sea atractiva. Tan importante es acudir a las fuentes de reclutamiento adecuadas como ser claros en los que se busca y lo que se ofrece. Hay que ser lo más precisos posible, especialmente en lo relacionado con las características deseadas: aptitudes, formación y experiencia.

5. Recepción y cribado de candidaturas

Contar un un software de selección de personal es la mejor forma de recibir los currículums y hacer las diferentes cribas. En un primer filtro se descartarán las candidaturas que no se ajusten a lo indicado en la oferta. Posteriormente se aplicarán nuevos filtros hasta elegir las candidaturas que más se ajusten a lo descrito en la oferta.

6. Pruebas y entrevistas

Si el número de candidatos sigue siendo elevado, en el proceso de reclutamiento de personal se pueden incluir diferentes pruebas para conocer sus aptitudes y habilidades. Puede ser la etapa previa a la entrevista, la clave en todo proceso de reclutamiento de personal. Individuales y/o en grupo, sirven para conocer quién se esconde detrás del currículum.

7. Informe de reclutamiento

A partir del resultado de las pruebas, las entrevistas y de la información indicada en el CV, llega el momento de valorar a los candidatos que quedan en el proceso.

8. Decisión final

Es el momento crucial del proceso de reclutamiento, pues hay que elegir al candidato que mejor se ajusta al perfil elaborado según las necesidades de la empresa. La decisión debe ser fruto de la reflexión y el consenso de los managers, el equipo de RRHH y/o la dirección de la empresa. Las prisas son malas consejeras: si la decisión es precipitada, equivocarse será más fácil.

9. Contratación e incorporación

Tras completar el reclutamiento de personal y la selección, el proceso continúa con el proceso de contratación y su incorporación a la empresa. En este sentido, contar con un software de onboarding que nos ayude a guiar sus primeros pasos y un buen gestor documental será clave para completar el papeleo, la entrega de material, claves de acceso y todo lo que necesitará.

Diseño del plan de reclutamiento

Cualquier empresa necesita tener un plan de reclutamiento de personal. Se trata del documento que establece las directrices del reclutamiento de personal y cobertura de vacantes.

En él aparecerán desde el perfil que se busca (formación, experiencia) hasta las posibilidades de crecer dentro de la empresa o las escala y niveles salariales de la organización.

Plan estratégico de reclutamiento de personal

Anticipación es la palabra clave cuando se trata de reclutar al mejor talento. Por eso, elaborando este plan estratégico la empresa busca asegurarse de las necesidades que surgirán a corto, medio y largo plazo.

De este modo, podrá actuar en cualquier escenario que se presente en el futuro. Hay tres aspectos clave que no deben perderse de vista en el reclutamiento:

• Plan de sucesiones. No siempre es necesario buscar talento fuera de la empresa, muchas veces la propia organización cuenta con trabajadores capacitados para ocupar las vacantes. Por eso, antes de lanzar cualquier proceso de reclutamiento es importante mirar dentro de casa. Permite a los trabajadores crecer dentro de la empresa, las vacantes se cubren antes y siempre es más barato que buscar fuera.

Para ello, Sesame cuenta con diversas herramientas de evaluación de desempeño, que nos permiten consultar la información recolectada en relación a las diferentes skills de los empleados, perfiles, antigüedad, salarios. Ello nos facilitará esta toma de decisiones a nivel interno.

• Anticipación de la carga de trabajo. ¿Cuánta mano de obra necesitará la empresa en el futuro? Es imprescindible incluir en el plan de reclutamiento de personal la previsión de trabajo futura. De este modo, la empresa sabe en todo momento cuántos trabajadores necesita. Así, se evitan situaciones de falta de mano de obra o de exceso de trabajadores, que puede acabar traumáticamente con despidos, EREs o ERTEs.

• Planes específicos de reclutamiento. Siempre pueden surgir imprevistos que obliguen a contrataciones inesperadas. La marcha de un trabajador o un pico de trabajo obligará a reforzar la plantilla. Por eso, la empresa necesita los mecanismos adecuados para poner en marcha planes de reclutamiento específicos para esas plazas o momentos de mayor carga de trabajo.

En este sentido, el uso de la herramienta de análisis de datos de los procesos de reclutamiento o People Analytics que proporciona Sesame, nos facilitará conocer los tiempos necesarios para completar las selecciones y poder adelantar sus puestas en marcha. También nos permite rescatar candidaturas que nos gustaron pero no llegamos a seleccionar y emplearlas para otros puestos.

People Analytics también nos proporciona información sobre el coste de los procesos de reclutamiento y el análisis de sus embudos para ayudarnos en la toma de decisiones.

¿Quién toma la decisión final sobre la selección?

Esta es la pregunta del millón. Recursos humanos, la dirección de la empresa o los managers del departamento pueden tener la última palabra.

La clave está en tomar una decisión objetiva. La persona elegida debe ajustarse a las necesidades de la empresa, cumpliendo con la formación, experiencia y habilidades deseadas.

El proceso de reclutamiento online

La cosa cambia ligeramente cuando el programa de reclutamiento de personal se desarrolla íntegramente a distancia. Es una buena opción para atraer talento de otros entornos geográficos que puede ser de gran utilidad a la empresa trabajando en remoto.

Consejos básicos

Sin lugar a dudas, lo primero que hay que saber es cómo gestiona el teletrabajo el candidato. Qué experiencia tiene, cómo se coordina con sus compañeros, etc.

Verificar la información que aporta el potencial candidato en el proceso de reclutamiento es imprescindible. Y aunque sea a distancia, una entrevista de trabajo por videoconferencia debe formar parte del proceso.

Herramienta de reclutamiento online

En estas circunstancias, disponer de un software de reclutamiento de personal es todavía más importante. El equipo de recursos humanos deberá valorar a los candidatos a distancia, y sin un programa que le guía a lo largo del reclutamiento será muy difícil completar el seguimiento de cada perfil.

Dónde contratar

Este talento suele estar en los medios digitales. Más allá de las recomendaciones que los propios trabajadores, redes sociales como LinkedIn o los tablones de anuncios on-line permiten llegar a los potenciales candidatos.

Tendencias de reclutamiento y selección de personal

Más allá de las estrategias de reclutamiento de personal tradicionales, se pueden poner en práctica algunas de las nuevas tendencias para el proceso.

El reclutamiento colaborativo, la candidate experiencia, el employer branding o el social recruiting ayudan en la búsqueda de la persona adecuada, y pueden combinarse entre sí o con las estrategias convencionales.

Reclutamiento colaborativo

Consiste en involucrar a los miembros del equipo en el proceso de reclutamiento, mediante algún tipo de beneficio extra (bonus, regalo…). Ellos son los que mejor saben qué necesita la empresa, y pueden recomendar colegas para ocupar esa vacante.

A favor del reclutamiento colaborativo juegan el conocimiento de los trabajadores sobre la empresa y sus necesidades, la química con el nuevo trabajador o su mayor implicación con la compañía.

Candidate experience

A partir de los momentos en que el candidato está en contacto con la empresa, el objetivo es que los aspirantes disfruten de la mejor experiencia en la empresa. Esto reduce el coste y duración del proceso, refuerza la imagen de marca y aumentan las recomendaciones profesionales.

Employer Branding

La buena imagen de la empresa permitirá atraer a los candidatos más relevantes cuando se abra el proceso de reclutamiento de personal.

Cuando la reputación de la empresa no es buena, muchos aspirantes potenciales se lo pensarán dos veces antes de enviar su currículum. Siempre será más efectivo presentarse como una empresa agradable para trabajar.

Social recruiting

Bien utilizadas, las redes sociales son una herramienta de reclutamiento de personal muy útil. En materia de contratación, pueden ser una excelente fuente para encontrar el talento al que la empresa no puede llegar de otra forma y contactar directamente con él.

Inbound recruiting

La metodología inbound recruiting es una estrategia de reclutamiento basada en el inbound marketing. Para hacernos una idea de cómo funciona, pone al candidato en el centro. Por eso, es fundamental conocer al que sería el candidato ideal. Si no es así, no podrá ser el protagonista.

El reclutamiento tradicional se limita a publicar las ofertas de empleo en diferentes canales cuando hay una vacante. Como mucho, contactamos en frío con ellos vía LinkedIn, teléfono o correo electrónico sin un acercamiento previo.

En cambio, hay 4 fases de inbound recruiting para atraer al mejor talento:

• Atracción. Consiste en atraer al mejor talento a nuestra cultura empresarial. El employer branding, la página de empleo o nuestras redes sociales son clave.
• Conversión. Permite convertir a los candidatos en trabajadores de forma mucho más efectiva. Para ello hay que crear ofertas de empleo atractivas y ágiles. El candidato debe poder inscribirse muy fácilmente.
• Contratación. Es más rápida -y económica- que en el reclutamiento tradicional.
• Enamoramiento. A lo largo del proceso de selección, el candidato se enamora de la empresa. Solo querrá trabajar con nosotros.

Estrategias de reclutamiento para atraer y retener el talento en la empresa

Tan importante será atraer talento en los procesos de reclutamiento de personal que se pongan en marcha como retener y gestionar el talento que hay en la organización.

Unas condiciones salariales favorables siempre son un plus, pero los trabajadores, especialmente las nuevas generaciones, buscan un plus más allá de los alicientes económicos.

• Transmite la cultura de la empresa: Cualquier empresa tiene una cultura corporativa, unos valores. Ya en el proceso de selección se deben buscar trabajadores con unos valores acorde a esa cultura de empresa.

• Flexibilidad y conciliación: Un horario flexible que permita conciliar la vida laboral y personal, o el teletrabajo, son beneficios tan interesantes como los aumentos salariales progresivos, la retribución flexible, programas de salud y bienestar o el trabajo por incentivos.

• Promueve el desarrollo personal y el plan de carrera: Se acabó lo de pasarse toda la vida laboral haciendo lo mismo. Los trabajadores, especialmente los jóvenes, quieren crecer personal y profesionalmente.

• Forma parte de las acciones solidarias. Más allá de disfrutar de un buen ambiente laboral, el hecho de participar en acciones solidarias es un aliciente adicional para las nuevas generaciones de trabajadores.

Software de reclutamiento y selección de personal

¿Todavía no utilizas un ATS? Es una herramienta de selección de personal que te resultará más útil para la gestión de los procesos de reclutamiento.

Ayuda al equipo de RRHH a gestionar las distintas etapas del proceso de selección, permite generar bases de datos con los candidatos e identificar más rápido a los aspirantes con más potencial de cada oferta.

Ventajas de utilizar un software de reclutamiento

Por un lado, permite ahorrar costes. Se acelera el proceso, reduciéndose el tiempo necesario y la inversión económica en el reclutamiento, ya que independientemente de las vías que tengas abiertas para el reclutamiento, todas las aplicaciones, CV’s.

También se facilita la comunicación entre los diferentes miembros de recursos humanos, que tendrán acceso a esa base de datos de candidatos. Todo ello de forma completamente segura. Los datos están protegidos, y no se perderán.

Si querés saber más sobre cómo gestionar el plan den reclutamiento de tu empresa, solicitá acá una prueba gratuita de Sesame.

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