Plantilla de base de datos de empleados

10 de abril, 2025

En el departamento de RRHH mantener organizada toda la información es una prioridad. Imaginá tener que gestionar todos los datos de los trabajadores de una empresa grande. Este trabajo se puede volver mucho más sencillo utilizando una plantilla de base de datos de empleados.

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) necesitan gestionar eficientemente la información de sus empleados para asegurar una administración fluida y eficaz de los recursos humanos.

Una plantilla de base de datos de empleados bien diseñada puede ser una herramienta fundamental para organizar y acceder rápidamente a la información relevante sobre el personal.

¿Cómo funciona una plantilla de BBDD de empleados?

Esta base de datos de trabajadores en Excel permite registrar todos los datos personales y de interés de los trabajadores. Esto facilita muchísimo las incorporaciones recientes.

Guardar todos los datos en una base de datos en Excel facilita mucho su posterior localización cuando surge la necesidad de consultar algunos de los datos.

Estructura de una plantilla de base de datos

La plantilla de base de datos de empleados debe estar organizada de manera que sea fácil de usar y permita un acceso rápido a la información. A continuación, se describe la estructura básica de la plantilla, incluyendo las principales secciones y los datos que debe contener cada una de ellas.

Para que una base de datos de empleados sea eficiente, debe contener los siguientes datos:

Información básica del empleado

• Número de empleado
• Fecha de entrada
• Nombre
• Apellidos
• Fecha de nacimiento
• Número de la Seguridad Social
• Dirección
• E-mail
• Teléfono
• Persona de contacto (Datos personales del empleado)

Información laboral

Incluye detalles sobre el puesto y las condiciones laborales del empleado.

• Fecha de contratación: la fecha en la que el empleado fue contratado.
• Puesto de trabajo: la posición o título del empleado dentro de la empresa.
• Departamento: el departamento en el que trabaja el empleado.
• Tipo de contrato: temporal, indefinido, por horas, etc.
• Salario: La remuneración del empleado.
• Horario de trabajo: horas y días de trabajo asignados.

Formación y desarrollo

Registra la formación académica y profesional del empleado, así como los cursos y certificaciones obtenidos.

• Formación académica: títulos y certificaciones académicas.
• Cursos y formaciones: cursos y capacitaciones realizadas.
• Certificaciones: certificaciones profesionales obtenidas.
• Idiomas: Idiomas que habla el empleado y su nivel de competencia.

Evaluaciones de desempeño

Registra las evaluaciones de desempeño del empleado, incluyendo feedback, objetivos y resultados.

• Fecha de evaluación: fecha de la evaluación de desempeño.
• Evaluador: persona que realizó la evaluación.
• Comentarios: feedback y observaciones del evaluador.
• Puntuación: puntuación o calificación de la evaluación.
• Objetivos: objetivos establecidos para el empleado.
• Resultados: resultados alcanzados por el empleado.

Ausencias y permisos

Registra las ausencias, permisos y vacaciones del empleado.

• Fecha de inicio: fecha de inicio de la ausencia o permiso.
• Fecha de fin: fecha de fin de la ausencia o permiso.
• Tipo de ausencia: vacaciones, enfermedad, permiso, etc.
• Comentarios: observaciones o detalles adicionales.

Funcionalidades de la plantilla de base de datos

La plantilla de base de datos de empleados debe incluir funcionalidades que faciliten la gestión de la información y la generación de informes.

A continuación, se describen algunas de las funcionalidades clave:

Búsqueda y filtrado

La plantilla debe permitir buscar y filtrar la información de los empleados de manera eficiente. Esto puede lograrse utilizando las funciones de filtro y búsqueda de Excel, que permiten encontrar rápidamente la información relevante.

Fórmulas y cálculos automáticos

La plantilla puede incluir fórmulas y cálculos automáticos para facilitar la gestión de los datos. Por ejemplo, puede calcular automáticamente la antigüedad del empleado en la empresa, el total de días de vacaciones disponibles o el salario acumulado.

Generación de informes

La plantilla debe permitir la generación de informes personalizados, como informes de ausencias, evaluaciones de desempeño, formación y desarrollo, etc. Esto puede lograrse utilizando tablas dinámicas y gráficos en Excel.

Seguridad y protección de datos

La seguridad de los datos es fundamental, especialmente cuando se maneja información personal y sensible. La plantilla debe estar protegida con contraseñas y tener permisos de acceso limitados para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder y modificar la información.

Implementación de la plantilla en una PYME paso a paso

1. Diseño de la plantilla

El primer paso es diseñar la plantilla de base de datos en Excel. Esto implica crear las diferentes hojas de trabajo para cada sección (información básica, información laboral, formación y desarrollo, evaluaciones de desempeño, ausencias y permisos) y definir las columnas y celdas necesarias para cada tipo de información.

2. Recopilación de datos

El siguiente paso es recopilar los datos de los empleados y completarlos en la plantilla. Es importante asegurarse de que la información sea precisa y esté actualizada. Esto puede implicar la colaboración con los empleados y otros departamentos para obtener la información necesaria.

3. Personalización y ajustes

Una vez que se han recopilado y registrado los datos, es posible que sea necesario personalizar la plantilla para adaptarla a las necesidades específicas de la empresa. Esto puede incluir ajustes en las fórmulas, la creación de informes personalizados y la configuración de permisos de acceso.

4. Capacitación del personal

El personal que utilizará la plantilla debe recibir capacitación adecuada para asegurarse de que comprenda cómo ingresar y gestionar la información de manera efectiva. Esto puede incluir formación sobre el uso de Excel, la entrada de datos, la generación de informes y la seguridad de los datos.

5. Mantenimiento y actualización

Finalmente, la plantilla de base de datos debe mantenerse y actualizarse regularmente para asegurarse de que la información esté siempre actualizada y precisa. Esto puede implicar la revisión periódica de los datos, la actualización de la información de los empleados y la generación de informes regulares.

Apostá por la BBDD de Sesame

Si la base de datos de empleados se que queda un poco corta porque sois muchos empleados en tu empresa o porque necesitas otro tipo de gestión.

A continuación, podrás descubrir algunas de las ventajas que giran en torno a la implementación de un software de Recursos Humanos como Sesame HR, por ejemplo:

Centralizá toda la información

La base de datos de empleados archiva toda la información y documentos de los empleados dentro de su ficha personal, sean internos o externos. Puedes archivar y consultar los datos personales, salarios, contactos, certificaciones, incentivos, competencias, entre otros.

También permite gestionar de una forma sencilla un enorme número de empleados. Esto lo podemos hacer gracias al sistema de filtros y búsqueda avanzada. Así, podemos encontrar fácilmente a la persona que buscamos dentro de la base de datos.

Gracias a esta herramienta digital podrás seleccionar qué información deseas almacenar en cada ficha respectiva y en la base de datos de empleados. Se te proporcionará una configuración básica dividida en diferentes secciones temáticas.

¿Quieres comprobar las ventajas de contar con una BBDD de empleados en unos pocos clics? Registrate y obtené la prueba gratuita que ofrece Sesame.

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